Arkisto kategorialle ‘tietotarpeet’

”Kaikilla organisaatioilla on alkuperäinen olemassaolon oikeutus kuten vaikkapa tutkimus ja koulutus. Koska toiminnan rakenteeksi on valittu hierarkia, seuraa siitä elämästä, olevaisesta ja luonnosta irti oleva ajatus jonka mukaan rakenteen tulee olla mahdollisimman pitkäikäinen.

Toiminnan rakenteesta siis seuraa se että toiminnan alkuperäisestä tavoitteesta tulee väistämättä toissijainen tavoite.

Ensisijaiseksi tavoitteeksi nousee toiminnan jatkuvuuden varmistaminen ja jatkuvuuden varmistajien määrän kasvattaminen.

Luonto on muutaman miljardin vuotta kokeiltuaan päätynyt toisenlaiseen ratkaisuun ja ne ovat kiertokulku ja elinkaari, jotka pitävät huolen siitä, ettei mikään rakenne ehdollista substanssin syntyä ja kukoistusta.”

(Jesse Soininen, Reworking of work -yhteisön vetäjä)

Oman aseman suojelusta tulee siis itsetarkoitus, joka ylittää kaikki muut tavoitteet ja merkitykset. Kuinka paljon aikaa kuluu esimerkiksi rahoittajien miellyttämiseen tai julkisen kilven kiillottamiseen, sen sijaan, että ratkaistaisiin monimutkaisia ongelmia yhteiseksi hyväksi?

Vaikka treenaisin vuosikymmenen, en osaisi edellistä katkelmaa paremmin kiteyttää sitä, miksei korkean osaamisen asiantuntijatyötä kannata ahtaa toteutettavaksi hierarkisissa instituutioissa. Varsinkaan silloin, kun sen tarkoitus on tuottaa uutta tietoa ja osaamista nojaten luovuuteen, kokeiluihin ja jatkuvaan epävarmuuteen lopputuloksesta.

Läheisiä esimerkkejä tällaisesta työstä ei liene kenenkään vaikea keksiä 🙂 Tässä kuitenkin kaiken varalta pari vinkkiä.

The Guardian: Universities are broke

Henkilökohtainen korkeakouluvisioni onkin lähellä Guardianin jutun otsikkoa: paluu oppilaitokseksi, jossa hankitaan tarvittavat perustiedot ja syväosaaminen, ja rakennetaan työelämässä tarvittavia arvokkaita verkostoja.

Sen jälkeiset urat asiantuntijoina tehdään vapaana ylimääräisistä hierarkoista – rajat ylittävillä alustoilla, joiden kautta osaaminen on avoimesti löydettävissä, vapaasti yhdisteltävissä ja helposti ostettavissa ja myytävissä. (Nykyisin kun ulkopuolisen on täysin mahdotonta edes saada selville, ketkä ovat tiettyyn aihepiiriin erikoistuneita tutkijoita – tietohan on alun perin koottu laitoshierarkioiden eikä käyttäjien tarpeiden mukaan.)

Tässä meillä tuottavuusloikka vailla vertaa. Tohtoriverkosto on mukana, ole sinäkin!

Aloitin viikko sitten uusissa TKI-asiantuntijan tehtävissä Mikkelin ammattikorkeakoulussa. Moni tuttu on jo ehtinyt tiedustella, mitä työ pitää sisällään.

Toimimme siis hankkeessa, jossa kaupunkiin luodaan digitaalisen tiedonhallinnan tutkimuskeskus yhteistyössä Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston kanssa. Mitä keskus tekee? Tutkimusalueita on kaksi: datasta tiedoksi ja tieto käyttöön, ja digitaalisen säilyttämisen menetelmät ja välineet. Sähköinen arkistointi ja digipalvelut ovat vanhastaan Mamk:n erikoisosaamista, joka on tarkoitus vakiinnuttaa tutkimuskeskuksen muotoon. Digitaalisuuden voi lyhykäisyydessään määritellä seuraavasti.

Prosessi, jossa tietoa kerätään, tietoa yhdistellään, tietoa jalostetaan ja tietoa välitetään tai lähetetään kohteesta toiseen.


Voin kuulla mielessäni someryhmistä tuttujen digivisionäärien tuhahtelua: arkistojen digitointia? Julkisia palveluita, missä trendikkäät kasvuyritykset? Mikä ihmeen tiedonhallintasuunnitelma? Kyllä, minunkin mielikuvani arkistoinnista ovat aiemmin perustuneet stereotypioihin ja puhtaaseen tietämättömyyteen. Osasyynsä on myös sillä, että arkistoammattilaiset eivät ole olleet se aktiivisin tietotyöläisten ryhmä kertomaan omasta työstään vaikkapa sosiaalisessa mediassa. Tähän joukkoa on herätellyt mm. informaatiotutkimuksen yliopistotutkija Pekka Henttonen ja samaa viestiä pyrin itsekin viemään eteenpäin. (Kun kerroin erikoisosaamisestani sosiaalisen median ammattikäytössä, minut otettiin työpaikalla vielä sydämellisemmin vastaan 🙂 )

Erilaiset muistiorganisaatiot kuten arkistot, kirjastot ja museot varmistavat omalla työllään sen, että kerran dokumentoitu tieto säilyy ja on niin tutkijoiden kuin muiden sitä tarvitsevien saatavilla. Avoimuus ja hyödynnettävyys on tieteen ja tutkimuksen ydintä. Liiketoiminnan näkökulmasta arkistointi on olennainen tapa suojata tietoa ja turvata selusta vaikkapa patenttiriitatapauksissa. Lisäksi datan avoimuus ja saatavuus tukee uudenlaisten palvelukonseptien kehittämistä pieniä mikroyrityksiä myöten.

Metatieto, standardit tai luokitukset eivät nekään ole ihmisten kiusaksi keksittyjä, vaan kulttuurille uuden luomisen, menneen muistamisen ja hahmottamisen välineitä (Bowker & Star, 1999). Kyse ei ole pelkästään palvelujen sujuvoittamisesta ja uusista bisnesmahdollisuuksista tietoa luovasti yhdistelemällä, vaan myös kansallisesta muistista ja laajemmin koko sivistyksen perustasta. Koen siis päässeeni tekemään varsin arvokasta työtä!

Digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen problematiikka avautuu maallikollekin helpolla ajatusharjoituksella. Kun viimeksi vierailit museossa, kuinka vanhoja kirjallisia dokumentteja sieltä löytyi? Kenties 1700-luvulta peräisin oleva Raamattu, suurten nälkävuosien jälkeistä kirjeenvaihtoa ja koko joukko sadan vuoden takaisia valokuvia? Omat ja työpaikkasi tärkeät dokumentit taas ovat kovalevyllä, rompuilla ja muistitikuilla. Tai pilvipalvelussa, joka ei ole systemaattista arkistoa nähnytkään. Varmaa on, etteivät käyttämäsi levyt ja tikut ole 300 vuoden päästä esillä museossa muutoin kuin korkeintaan muistoesineinä – sisältöä niiltä on turha etsiä.

Paperiformaatilla on joitakin ylivertaisia ominaisuuksia (tähän tosiasiaan monet media-alan vaikuttajatahot ovat tunnetusti takertuneet kuin hukkuva järviheinään), mutta sen minkä säilyvyydessä voittaa, häviää muun muassa siirrettävyydessä ja tiedon hyödynnettävyydessä.

Siinä missä markkinoinnin menestystarinat ovat digitaalisuuskehityksen kasvot, on tiedonhallinta ja toimiva datan pitkäaikaissäilytys sen selkäranka: jotain jota voi olla vaikea nähdä, mutta ilman sitä kaikki romahtaa.

Taloon on helpompi lisätä kerroksia, jos peruskivi on vaivauduttu tekemään kunnolla. Ja perustassakin riittää Suomessa vielä työtä, etenkin sähköisten asiointipalvelujen kehittämisessä. Tämä taas ei ole mahdollista ilman laadukasta tiedonhallintaa. Kehitystyötä ovat pirstoneet niin hajanainen lainsäädäntö kuin julkishallinnon toimijoiden toisistaan irralliset saarekkeet. Teknologia itsessään ei ratkaise kokonaisuuden johtamisen ongelmia – se voi päinvastoin jopa pahentaa niitä pirstomalla kenttää lisää.

Palveluarkkitehtuurin virtaviivaistaminen tulee tehdä ensin tiedonhallinnan lainsäädäntöä kehittämällä ja toimintamalleja uudistamalla. Vasta tämän kehitystyön seurauksena Suomella on edellytykset saada tuloksekkaasti käyttöön tehokasta tiedonhallintaa tukevia teknologisia ratkaisuja. (Voutilainen, Tomi: Julkisen hallinnon pirstaloituneisuus tiedonhallinnan ongelmana. Jääskeläinen, Anssi (toim.) Digitaalisuus tässä ja nyt, Mikkelin ammattikorkeakoulun julkaisusarja D, 36, 2014, ss. 9-16)


Merkittävää keskuksen ja yhteistyökumppanien työstä tekee myös datan määrän räjähdysmäinen kasvu. Big data on ei-strukturoitua ja sen käsittelyyn tarvitaan oppivia, älykkäitä koneita ja laitteita – ihmisaivoille kognitiivinen kuorma on liian suuri. Tähän liittyen kehitetään koneoppimisen ja tekstintunnistuksen menetelmiä.

Entä mitä oma työni on käytännössä? Tietotarpeiden kartoitusta, tiedon arvonmääritystä, edellä jo mainittua olennaisen tiedon tunnistamista(!) digitaalisen viestinnän sisällöistä, koulutustarjonnan kehittämistä, yhteistyötä ja kumppanisuhteita, tapahtumien järjestämistä, opinnäytetöiden ohjausta, uusia hankeaihioita ja keskuksen toiminnan näkyväksi tekemistä. Tavataan siis turuilla, toreilla ja somessa!