Arkisto kategorialle ‘tiedonhallinta’

Suomalaiset yhteisömanagerit kokoontuivat jälleen yhteen Jyväskylässä 25.1.2016. Puitteet Agorassa olivat tunnetusti komeat. Olen ollut aiemmissa tapahtumissa puhujana ja vieraana, ja nyt vaihdoin taustajoukkoihin esitellen samalla tutkimuskeskus Digitalian toimintaa. Oli myös ilo tutustua standinaapureihimme, viestintätoimisto Meditaan!

Digitalia standi cmadfi

Lahjakkaasti unohdin puheenvuorostani pääasian: myös yhteisömanageri tarvitsee tiedonhallintaa! Älä pelkästään suolla someen sisältöä – vain haltuun otettu tieto on hyödynnettävissä. Samalla se rakentaa yrityksesi tarinaa ja historiaa.

 

En edes yritä ahtaa päivän koko antia blogikirjoitukseen, joten rajaan tässä yhteen päivän pääteemoista: työntekijälähettilyyteen.

Jyväskylän Energian markkinointipäällikkö Merja Heinonen kertoi henkilöstön osallistamisesta sisällöntuotantoon, erityisesti Yammerin hyödyntämisestä ja SOME bootcampista, joka tuotti hyvin ideoita. Merjan vinkit: anna useita tapoja osallistua, nosta asiantuntijoita esille, huolehdi sisäisestä verkostoitumisesta, järjestä ’klinikoita’ ja ennen kaikkea opasta, rohkaise ja innosta.

Tutkija, fyysikko Janne Simonen Jyväskylän yliopistosta muistutti esityksessään Työntekijälähettiläänä yliopistolla, että tutkijoiden jos kenen on viestittävä tekemisestään myös tiedeyhteisön ulkopuolella. Tämä rooli voi olla monelle vieras – varhaisen tutkimussomeilijan (2005-) silmin on todellakin paikkansapitävä havainto – ja siksi organisaation sisäisellä työntekijälähettiläällä eli Hanna Takalan sanoin voimaeläimellä on iso merkitys. Millaisia innovaatioita tutkijat saavatkaan aikaan, kun oppivat tuntemaan toinen toisensa ja toistensa osaamisen! Tähän pyrkii myös Tohtoriverkosto, mutta vapaana yliopistojen painolasteista ja hidasteista, joista tiedon jakaminen sähköpostilla ei liene vähäisin.

Viestintäammattilaiset älkööt pahoittako mieltään Jannen toteamuksesta, jonka mukaan heillä ei ole riittävää osaamista ”kertoa niistä Maxwellin yhtälöistä”. Tutkijan tehtävä on kääntää pääasiat maallikoiden ymmärtämälle kielelle sillä tarkkuudella, mikä on työn kannalta riittävää. Yliopistolla on käytössä Yammerin ja Skypen yhdistelmä. Työntekijälähettilään tehtävä on kouluttaa, motivoida ja toimia aktiivisena esimerkkinä.

Janhosen Minna TTL:lta jatkoi aiheesta Työntekijälähettiläänä asiantuntijaorganisaatiossa. Vastoin cmadfi-virtaan putkahtanutta väärinkäsitystä työntekijälähettilyys ei suinkaan korvaa markkinointia, vaan se tulisi tietoisemmin ottaa sen osaksi. Kärjistäen: jos HR ja esimiehet eivät edes tiedosta mistä on kysymys, tuskinpa henkilöstö on riemumielin viemässä organisaation ilosanomaa eteenpäin sosiaalisessa mediassa. Ja viimeistään nyt ilmiön tärkeys olisi aika sisäistää – onhan ”oikealta ihmiseltä” tuleva viesti monin verroin kiinnostavampi kuin kasvottomalta organisaatiolta. Tosin minulle on eilisen jäljiltä hieman epäselvää, onko se 19 % vai 6 kertaa kiinnostavampi, ja oliko se twiitin elinkaari nyt 2 vai 18 minuuttia 🙂

Lopuksi, muistathan vastata niin tapahtuman palautekyselyyn kuin seuraavaan yhteisömanagerikyselyyn! Lupaudun jo mukaan, vaikka en oheisessa kuvassa viittaakaan – hervoton twiittausmania lienee hidastanut reagointiani. Mutta seuraavan vastaukseni saatan hyvinkin laatia Tohtoriverkoston koordinoijan vinkkelistä, jos aika ja muut voimavarat riittävät.

Kiitos kaikille CMADlaisille aktiivisesta keskustelusta ja Johannalle & muille järjestäjille upeasta uurastuksesta! Tavataan taas #cmadfi Twitter-chateissa joka kuukauden neljäs maanantai klo 14-15. Niitä odotellessa: ole oma itsesi ja uskalla heittäytyä.

Tänään Liikearkistopäivillä pidin tutkimuskeskus Digitalian edustajana viiden minuutin pikapuheenvuoron siitä, miksi tiedonhallinnan ammattilaisten kannattaa tehdä työtään näkyväksi sosiaalisessa mediassa. Tässä ”palopuheeni” teesit lyhyesti:

  1. Suutarin lapsilla on hyvä olla kengät. Jos alaasi on digitaalinen tiedonhallinta, on uskottavuuden kannalta välttämätöntä hallita myös digitaalinen toimintakulttuuri ja työvälineet.
  2. Arkistoalankaan ammattilaiset eivät voi laittaa päätä pensaaseen ja toivoa, että maailma palaisi pyörimään paperin, puhelimen ja faksin varassa. Pyri ymmärtämään paremmin sitä maailmaa, jossa asiakkaasi – kansalaiset, yritykset ja monet julkisen sektorin edelläkävijät – jo ovat.
  3. Sosiaalinen media ei ole irrallinen todellisuus, jonka ”meidän viestintäosasto hoitaa”. Jokainen tietoasiantuntija on oman työnsä ja ammattialansa käyntikortti. Some on yksi tapa tehdä työtä näkyväksi, lisätä sen arvostusta, löytää kumppaneita ja uutta tietoa – ja uutta osaavaa nuorta työvoimaa.
  4. Tärkeintä on yhteisöllinen tietämys. Saatat kysyä, miksi kenenkään pitäisi käyttää sosiaalista mediaa työasioihin – sehän vie kamalasti aikaa ja energiaa? Vastaus: samasta syystä kuin miksi keskustelet ihmisten kanssa, puhut, kirjoitat tai ajattelet.
  5. Älä hämäänny markkinointipuheesta. Olennaista ilmiössä ei ole se, mikä somekanava on milläkin viikolla eniten muodissa, vaan valmius oppia jatkuvasti uutta ja uskallus kokeilla.

Digitaalisuus ei ole pelkkää informaation tai prosessien sähköistämistä, vaan tapa tehdä toisin. Ja hyvä niin!

johtaja somessa

Aloitin viikko sitten uusissa TKI-asiantuntijan tehtävissä Mikkelin ammattikorkeakoulussa. Moni tuttu on jo ehtinyt tiedustella, mitä työ pitää sisällään.

Toimimme siis hankkeessa, jossa kaupunkiin luodaan digitaalisen tiedonhallinnan tutkimuskeskus yhteistyössä Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston kanssa. Mitä keskus tekee? Tutkimusalueita on kaksi: datasta tiedoksi ja tieto käyttöön, ja digitaalisen säilyttämisen menetelmät ja välineet. Sähköinen arkistointi ja digipalvelut ovat vanhastaan Mamk:n erikoisosaamista, joka on tarkoitus vakiinnuttaa tutkimuskeskuksen muotoon. Digitaalisuuden voi lyhykäisyydessään määritellä seuraavasti.

Prosessi, jossa tietoa kerätään, tietoa yhdistellään, tietoa jalostetaan ja tietoa välitetään tai lähetetään kohteesta toiseen.


Voin kuulla mielessäni someryhmistä tuttujen digivisionäärien tuhahtelua: arkistojen digitointia? Julkisia palveluita, missä trendikkäät kasvuyritykset? Mikä ihmeen tiedonhallintasuunnitelma? Kyllä, minunkin mielikuvani arkistoinnista ovat aiemmin perustuneet stereotypioihin ja puhtaaseen tietämättömyyteen. Osasyynsä on myös sillä, että arkistoammattilaiset eivät ole olleet se aktiivisin tietotyöläisten ryhmä kertomaan omasta työstään vaikkapa sosiaalisessa mediassa. Tähän joukkoa on herätellyt mm. informaatiotutkimuksen yliopistotutkija Pekka Henttonen ja samaa viestiä pyrin itsekin viemään eteenpäin. (Kun kerroin erikoisosaamisestani sosiaalisen median ammattikäytössä, minut otettiin työpaikalla vielä sydämellisemmin vastaan 🙂 )

Erilaiset muistiorganisaatiot kuten arkistot, kirjastot ja museot varmistavat omalla työllään sen, että kerran dokumentoitu tieto säilyy ja on niin tutkijoiden kuin muiden sitä tarvitsevien saatavilla. Avoimuus ja hyödynnettävyys on tieteen ja tutkimuksen ydintä. Liiketoiminnan näkökulmasta arkistointi on olennainen tapa suojata tietoa ja turvata selusta vaikkapa patenttiriitatapauksissa. Lisäksi datan avoimuus ja saatavuus tukee uudenlaisten palvelukonseptien kehittämistä pieniä mikroyrityksiä myöten.

Metatieto, standardit tai luokitukset eivät nekään ole ihmisten kiusaksi keksittyjä, vaan kulttuurille uuden luomisen, menneen muistamisen ja hahmottamisen välineitä (Bowker & Star, 1999). Kyse ei ole pelkästään palvelujen sujuvoittamisesta ja uusista bisnesmahdollisuuksista tietoa luovasti yhdistelemällä, vaan myös kansallisesta muistista ja laajemmin koko sivistyksen perustasta. Koen siis päässeeni tekemään varsin arvokasta työtä!

Digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen problematiikka avautuu maallikollekin helpolla ajatusharjoituksella. Kun viimeksi vierailit museossa, kuinka vanhoja kirjallisia dokumentteja sieltä löytyi? Kenties 1700-luvulta peräisin oleva Raamattu, suurten nälkävuosien jälkeistä kirjeenvaihtoa ja koko joukko sadan vuoden takaisia valokuvia? Omat ja työpaikkasi tärkeät dokumentit taas ovat kovalevyllä, rompuilla ja muistitikuilla. Tai pilvipalvelussa, joka ei ole systemaattista arkistoa nähnytkään. Varmaa on, etteivät käyttämäsi levyt ja tikut ole 300 vuoden päästä esillä museossa muutoin kuin korkeintaan muistoesineinä – sisältöä niiltä on turha etsiä.

Paperiformaatilla on joitakin ylivertaisia ominaisuuksia (tähän tosiasiaan monet media-alan vaikuttajatahot ovat tunnetusti takertuneet kuin hukkuva järviheinään), mutta sen minkä säilyvyydessä voittaa, häviää muun muassa siirrettävyydessä ja tiedon hyödynnettävyydessä.

Siinä missä markkinoinnin menestystarinat ovat digitaalisuuskehityksen kasvot, on tiedonhallinta ja toimiva datan pitkäaikaissäilytys sen selkäranka: jotain jota voi olla vaikea nähdä, mutta ilman sitä kaikki romahtaa.

Taloon on helpompi lisätä kerroksia, jos peruskivi on vaivauduttu tekemään kunnolla. Ja perustassakin riittää Suomessa vielä työtä, etenkin sähköisten asiointipalvelujen kehittämisessä. Tämä taas ei ole mahdollista ilman laadukasta tiedonhallintaa. Kehitystyötä ovat pirstoneet niin hajanainen lainsäädäntö kuin julkishallinnon toimijoiden toisistaan irralliset saarekkeet. Teknologia itsessään ei ratkaise kokonaisuuden johtamisen ongelmia – se voi päinvastoin jopa pahentaa niitä pirstomalla kenttää lisää.

Palveluarkkitehtuurin virtaviivaistaminen tulee tehdä ensin tiedonhallinnan lainsäädäntöä kehittämällä ja toimintamalleja uudistamalla. Vasta tämän kehitystyön seurauksena Suomella on edellytykset saada tuloksekkaasti käyttöön tehokasta tiedonhallintaa tukevia teknologisia ratkaisuja. (Voutilainen, Tomi: Julkisen hallinnon pirstaloituneisuus tiedonhallinnan ongelmana. Jääskeläinen, Anssi (toim.) Digitaalisuus tässä ja nyt, Mikkelin ammattikorkeakoulun julkaisusarja D, 36, 2014, ss. 9-16)


Merkittävää keskuksen ja yhteistyökumppanien työstä tekee myös datan määrän räjähdysmäinen kasvu. Big data on ei-strukturoitua ja sen käsittelyyn tarvitaan oppivia, älykkäitä koneita ja laitteita – ihmisaivoille kognitiivinen kuorma on liian suuri. Tähän liittyen kehitetään koneoppimisen ja tekstintunnistuksen menetelmiä.

Entä mitä oma työni on käytännössä? Tietotarpeiden kartoitusta, tiedon arvonmääritystä, edellä jo mainittua olennaisen tiedon tunnistamista(!) digitaalisen viestinnän sisällöistä, koulutustarjonnan kehittämistä, yhteistyötä ja kumppanisuhteita, tapahtumien järjestämistä, opinnäytetöiden ohjausta, uusia hankeaihioita ja keskuksen toiminnan näkyväksi tekemistä. Tavataan siis turuilla, toreilla ja somessa!