Saisiko olla norsun kokoinen muutos?

Posted: 17/09/2014 in byrokratia, digitaalisuus, johtaminen, koulutus, muutos, oppiminen, sosiaalinen media, tietojohtaminen, työvälineet, verkostot, viestintä

Jyväskylän yliopistossa on valmistunut Henri Pirkkalaisen mielenkiintoinen väitös sosiaalisten ohjelmistojen käyttöönoton ongelmista organisaatioissa. Tutustuin aiemmin tänä vuonna Henrin artikkeliin, jossa oli koottu 63 erilaista käyttöönoton ja omaksumisen estettä.

Kontekstina väitöstutkimuksessa oli avoin opetus ja aineistoa on koottu yli 1200 opettajalta ja tutkijalta. Havaittiin, että käyttöönotto on usein toteutettu ylimalkaisesti eikä uusia työvälineitä ole juurrutettu organisaation toimintatapoihin.

Aikanaan LUT:lla opiskelin muutaman kurssin verran ohjelmistotuotantoa ja parhaiten mieleeni painui oppi siitä, kuinka erilaiset tietojärjestelmät tanssittavat käyttäjiä eikä toisinpäin: niitä suunnittelee aina joku muu jonkun toisen tarpeisiin, ja näiden toisten osana on lähinnä järkyttyä nähdessään lopputuloksen. Ketterämpi ohjelmistokehitys ja myös avoimet sosiaalisen median palvelut ovat helpottaneet tilannetta hieman – mutta vain hieman.

Muutokset ”viedään läpi” vieläkin liian usein niin, että laitetaan järjestelmä pystyyn ja käsketään sitten henkilöstön käyttää sitä.

 

Kuvankaappaus 2014-9-17 kello 14.05.17

Mikä neuvoksi? Kuinka vaikuttaa asenteisiin ja edistää sosiaalisten teknologioiden hyödyntämistä?

Osittamalla.

Joku tiedemies tai IT-spesialisti on varmasti jo kuvannut tämän ajatuksen paljon syvällisemmin, mutta esitän sen omin sanoin. On kaksi tapaa lähteä viemään tämäntyyppistä muutosta läpi:

  1. Keskusjohtoinen, jossa kootaan informaatiota eri lähteistä, laaditaan toimintasuunnitelma ja toimenpide-ehdotukset muutoksen läpivientiin.
  2. Mallista oppiminen, jossa muutos toteutetaan aluksi pienimuotoisena ruohonjuuritasolla ja sen jälkeen uusi toimintatapa levittäytyy imitoimalla laajemman verkoston käyttöön.

 

Keskusjohtoisen mallin ongelmana on, että se aikaansaa muutosnorsuja. Ne ovat niin suuria, ettei lopputulosta pysty nielaisemaan kukaan. Periaatteessa nekin asiantuntijat, jotka ovat kokeneet joustavan mallioppimisen hyödyt, saattavat sortua laatimaan viisivuotissuunnitelmia ja valmistelemaan laajamittaisia toimenpidelistauksia. Kun ne lopulta valmistuvat, ne ovat syntyessään vanhentuneita, liian isoja hallittaviksi tai rajaamattomuudessaan täysin vailla konkretiaa. Kun yritetään palvella koko kenttää, ei lopulta pystytä palvelemaan ketään.

Jälkimmäisessä mallissa pieni ryhmä (tai jopa yksittäinen työntekijä) lähtee kokeilemaan parempaa tapaa jakaa tietoa, kehittää tiettyä tuotetta tai palvelua tai kerätä uusia ideoita suoraan omilta asiakkailta. Organisaatio välttää utopistiset kertarysäykset: teknologialla on aikaa ja tilaa juurtua osaksi muuta toimintaa. Koska muutos kohdistuu vain tiettyyn tehtävään, ryhmän tai avainhenkilön on helppo osoittaa sen hyödyt, jopa suoraan säästyneenä työaikana tai matkakustannuksina. Mikään ei myy niin hyvin kuin säästyneet eurot.

Osallistuin äskettäin Twitterissä keskusteluun, jossa kaivattiin visioita tulevaisuuden työelämätaidoista ja siitä, kuinka niitä pitäisi eri oppilaitoksissa opettaa. Tämäkin on mainio esimerkki kilpailevista muutosstrategioista: voimme joko jäädä odottelemaan koko koulutussektorin kattavaa suunnitelmaa – tai sitten toteuttaa jo nyt tärkeiksi tunnistettuja periaatteita ruohonjuuritasolla omassa arjessa, olivatpa ne sitten viestintä- ja yhteistyötaitojen hiomista tai luovuuteen ja riskinottoon kannustamista.

Tulevaisuusvisioita meillä alkaa olla aivan tarpeeksi ja rahat niiden tuottamiseen ovat loppuneet kauan sitten. Nyt tarvitaan tekijöitä.

Luonnollisesti imitaatio-oppiminenkaan ei tapahdu itsestään. Edellytyksenä on, että rakennetaan verkostoja ja muistetaan myös pitää ääntä hyvin tehdystä työstä. Onnistunut toteutus kauas kuuluu – ainakin kauemmas kuin ne viisivuotissuunnitelmat.

Missä sinun työyhteisösi on onnistunut erityisen hyvin?

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s